Autor: Boris Diner

 

La transformación digital debe ser un medio para lograr un fin, pero a menudo se confunde con un fin en sí mismo. Esta es parte la razón del porque 70% de todos los esfuerzos de transformación digital fallan — porque se hacen únicamente con el propósito de digitalización sin tener en cuenta plenamente el panorama general.

 

La pandemia aceleró muchas tendencias, desde plataformas de transmisión, comercio electrónico y entrega de alimentos hasta la adopción generalizada del trabajo remoto. Pero en lugar de aprovechar esta oportunidad para mejorar la forma en que trabajamos, la mayoría de las organizaciones simplemente usaron sus oficinas en línea, junto con los malos hábitos que las impregnaban.

 

Durante la pandemia, la mayoría de las organizaciones en lugar de reuniones consecutivas, las personas recibían llamadas consecutivas de Zoom. En lugar de interrupciones físicas, recibieron más interrupciones a través de Slack o Wattsapp.

 

A pesar de la eliminación de los tiempos de desplazamientos, las personas terminaron trabajando más horas y de manera menos eficiente que antes, lo que resulta en cargas de trabajo más excesivas y un menor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, dos impulsores clave del estrés en el lugar de trabajo. Hoy, 83% de los trabajadores estadounidenses sufren estrés en el lugar de trabajo, y Gallup descubrió que un número similar de personas en todo el mundo, 85% — no están comprometidas con su trabajo.

 

La pandemia, por supuesto, exacerbó todo esto, ya que este estudio publicado en la Revista Naturaleza observa tasas más altas de ansiedad y depresión a nivel mundial debido al Covid-19 (variando entre países y regiones). Esto es trágico si consideramos que la mayoría de los adultos pasan aproximadamente más de la mitad de sus horas de vigilia en el trabajo.

 

Cambiando la forma en que realizamos el trabajo remoto

Se necesita urgentemente un cambio hacia una mejor forma de trabajar de forma remota. Esto ya ha provocado llamamientos a diversos gobiernos y líderes empresariales de todo el mundo para legislar el derecho a desconectar — un derecho humano propuesto con respecto a la desconexión de la comunicación electrónica relacionada con el trabajo durante las horas no laborales, algo que Francia introdujo en 2016. Pero decirle a la gente que cierre la sesión a las 6 p.m., pierde el objetivo por completo, porque no aborda la razón de la carga de trabajo excesiva y el aumento del estrés, es decir, la forma en que trabajamos.

 

Las soluciones de curitas bien intencionadas logran poco si las normas tóxicas que roba a los trabajadores del conocimiento, la autonomía y el control permanecen vigentes. Podemos ayudar a los trabajadores remotos a controlar sus cargas de trabajo y mitigar los conflictos de equilibrio entre el trabajo y la vida personal alejándonos de la hiper capacidad de respuesta y de la comunicación en tiempo real, moviéndonos hacia una mayor comunicación asincrónica, el tipo que realmente brinda a las personas la libertad de decidir cuándo y dónde trabajar.

 

Las siguientes herramientas pueden ayudar a los líderes a implementar sistemas para influir en la forma en que trabajamos para mejor.

 

1. Paneles/Tableros de tareas
La persona promedio envía y recibe aproximadamente 121 correos electrónicos comerciales al día, gasta aproximadamente 23% de su tiempo en correos electrónicos innecesarios y envía sobre 200 mensajes instantáneos por semana a través de plataformas como Wattsapp, Slack. Esta dependencia del correo electrónico y la mensajería instantánea deja a las personas en un ciclo de hiper-respuesta, revisando el correo electrónico una vez cada 6 minutos como resultado, y probablemente permanezca conectado a Wattsapp o a Slack todo el día.

 

Los tableros de tareas proporcionan una fuente única y transparente de verdad para el estado de las tareas del proyecto, nos dan una visión clara de en qué trabajan nuestros colegas, cuándo y cuánto se ha avanzado.

 

Ya sea que se trate de un tablero de tareas como Trello, Asana, Monday o Basecamp, los tableros permiten a los usuarios dejar comentarios y hacer preguntas de manera que promuevan respuestas asincrónicas en lugar de la extracción de correo electrónico y mensajería instantánea en tiempo real.

 

NOTA: La comunicación asincrónica es aquella comunicación que se establece entre personas de manera diferida en el tiempo, es decir, cuando no existe coincidencia temporal o no hay intervención de las dos partes. Actualmente este tipo de comunicación se desarrolla a través e ordenadores, computadores, televisores o radios.

 

En la comunicación asincrónica observamos que algunos de elementos típicos de la comunicación presentan unas características específicas y diferenciadas:

 

• Emisor: El emisor envía la información sabiendo que no obtendrá una respuesta inmediata.

 

• Receptor: Este será consciente de la llegada del mensaje solo cuando acceda al canal específico.

 

• Canal: Es el medio físico acordado por ambas partes por el que se transmite el mensaje, debe ser perdurable en el tiempo ya que el mensaje se almacenará allí durante un tiempo indefinido.

 

Esta transparencia ejerce una presión a la baja sobre las iniciativas de comunicación asociadas con los reportes y las actualizaciones y ayudan a las personas a priorizar su trabajo de una manera que esté alineada con los objetivos a largo plazo. Esto ayuda a evitar que sean víctimas de siempre atender arbitrariamente las tareas urgentes en lugar de las importantes.

 

2. Horario de oficina y herramientas de programación

La Ley de Bartleby postula que las reuniones desperdician el 80% del tiempo para el 80% de las personas que asisten. Un estudio realizado en 2017 dirigido por la profesora de Harvard Business School, Leslie Perlow, da crédito a esta idea, y el 71% de los altos ejecutivos dicen que las reuniones son improductivas e ineficientes. Teniendo esto en cuenta, y dado que la persona promedio pasa entre el 35% y el 50% de su tiempo en reuniones y sufre de “fatiga de Zoom.” El terminar con la locura de las reuniones nos ofrece un camino claro para liberar el tiempo de las personas, aprovechemoslo.

 

Para ello, debemos poner fin a la reserva indiscriminada de tiempo en los calendarios de nuestros colegas sin tener en cuenta sus prioridades y compromisos. El horario de oficina es un concepto que puede ayudar a hacer esto. Esencialmente, se refiere a un período de tiempo que las personas reservan para las reuniones diarias o semanales. Idealmente, los intervalos de tiempo están delimitados a no más de 30 minutos, a pesar de circunstancias urgentes o extraordinarias, y están alineados con los patrones de trabajo preferidos de las personas. Por ejemplo, se recomienda a los madrugadores que reserven sus mañanas para trabajar en profundidad, mientras que es probable que los noctámbulos hagan lo mismo con las tardes. Herramientas como Bizzabo (x.ai), Calendly, y otras, pueden facilitar la reserva de espacios de tiempo que no sacrifican las prioridades de otras personas y pueden ayudar a mejorar la eficacia de la reunión.

 

3. Documentos compartidos

Los documentos compartidos permiten a las personas trabajar en el mismo documento de forma asincrónica sin tener que soportar la carga del control de versiones. Ejemplos simples de esto incluyen Google Docs y se extienden a Dropbox Paper y la herramienta de diseño de interfaz de usuario, Invision, todos los cuales admiten anotaciones en el documento y etiquetado de miembros del equipo.

 

Las plataformas de colaboración visual, como Miro y Mural, admiten la creación de pizarrones en tiempo real y asincrónicos para la lluvia de ideas y el trabajo estratégico. El uso de documentos compartidos durante las llamadas de Zoom en tiempo real también garantiza que los mensajes importantes no se pierdan en la traducción, lo que reduce la probabilidad y el costo de volver a rehacer el trabajo en el futuro.

 

4. Complementos de mensajería instantánea

Los complementos pueden ayudar a ralentizar de manera efectiva aplicaciones como Wattsapp o Slack, sacándonos del ciclo de ver y compartir toneladas de gifs de gatos y memes de la cultura pop cada día, moviéndonos hacia un uso más asincrónico de las plataformas de mensajería instantánea. Podemos escapar de la sobrecarga de información con el complemento Must-Read, que solo envía mensajes en los que los colegas te han etiquetado. AutoResponder de TryRoots permite que otros usuarios de Slack sepan que estás ausente, cuándo volverás a estar en línea y ofrece un camino para una fuente de ayuda en una situación difícil si es necesario. Los complementos como Team Standup eliminan la presión de las tareas rutinarias, como las reuniones diarias, y hacen que las personas respondan preguntas relacionadas con su carga de trabajo del día a través de un bot automatizado, como y cuando les convenga.

 

5. Correo

Los complementos como BlockSite, Freedom o Inbox Pause pueden bloquear la afluencia constante de correo electrónico durante períodos del día. Los complementos de Gmail como Quick Compose abren solo la ventana de redacción de correo electrónico cuando necesitamos escribir un correo electrónico y nos ayudan a evitar perseguir conejos peludos por las madrigueras de los conejos.

 

6. Nuevas herramientas

A medida que el control remoto se convierta en parte del curso de las organizaciones de todo el mundo, es probable que surjan una nueva ola de herramientas. Ejemplos tendríamos: Trello, Slack, Basecamp, ProofHub, Instagantt, etc.

 

La clave, sobre todo, es entender que las herramientas digitales solo son tan efectivas como la eficacia con que las use, y la alineación entre gerentes y empleados es fundamental para el éxito de cualquier iniciativa de transformación digital.

 

Los líderes deben predicar con el ejemplo y comunicar que está bien no responder a las cosas en tiempo real, que está bien rechazar las solicitudes de reunión, que está bien desactivar las notificaciones y que está bien no estar en línea todo el día. Hacerlo no solo les dará a las personas la oportunidad de luchar contra el estado crónico de estrés y compromiso en el lugar de trabajo en todo el mundo, sino que también les ayudará a ganar la batalla por el talento, algo que solo puede ser bueno para los resultados finales.

*Chairman en The Entourage Bussiness Club

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